Daily Archives: 2013-04-29

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[오프라인 문서 분석 기법] – 전표, 품의서 등

IT관련 업무 종사자들은 데이터를 어떻게 다루고 처리하는지에 대해서는 너무나도 잘 알고 있다. 하지만 그 데이터의 본질을 이해 하지 못하면 분석을하는데 한계가 있다. 여기서 이야기하는 본질은 업무전체를 이해하고 활용할 수 있는 능력을 말한다.

어떻게 보면 IT에 대한 전반적인 지식이 있는 사람이 데이터를 분석하는데 아니, 내부감사 업무를 수행함에 있어 효과적이라고 할수 있다. 어디까지나 개인정인 생각이다.

대부분의 기업의 종사자들은 전자문서를 통해서 업무를 처리하고 있다. 즉 휴가를 가더라도 품의를 올려야한다. 무엇인가 회사를 위해서 지출을 했다면, 지출에 대한 증빙들을 전자결재 문서에 첨부해야한다. 이러한 일련의 행위들에 대해서 잘 알고 있을 것이다.

내부감사부서는 이러한 일련의 행위들이 적절한지 평가해야한다. 내부 문서 품의가 회사의 내부 규정 또는 법규를 준수하면서 업무를 처리되었는지를 점검해야한다.

품의서와 전표가 일치하는지를 확인하는 것이 중요하다. 품의서에는 10만원을 지출하였다고 해서. 지출 증빙들을 확인했는데. 불일치 했다면 문제가 있는것이다.

이렇게 하나하나 찾아내는 작업을 해야하고, 정리를 해아한다.

[사나리오 분석기법] 효율적 전산 데이터 분석

이제는 바야흐로 전산 데이터 분석 없이 내부감사를 할수 없는 시대에 살고 있다. 물론 시스템이 제대로 구축이 안되어 있다면 여전히 품의서, 전표 등을 문서고에서 끄집어 내서 일일이 육안으로 확인하고 엑셀시트에 정리를 해야한다.
어쩌면 종이 문서를 분석하는 것이 업무를 수행함에 있어 편할수도 있을 것이다. 편리함을 찾다보면 내부감사부서는 매년 비슷한 감사보고서를 제출할것이다. 물론 꼭 그런것은 아니지만….

그럼 제목에서 언급한 시나리오 분석기법에 대해서 이야기를 해보겠다.
일단, 분석을 하고자 하는 시나리오를 머리속에 담고 있을것이다. 그러나 그것을 밖으로 끄집에 내는것은 생각처럼 쉽지가 않다.

최근 사례를 예로들어 설명해 보겠다.

휴대폰 가입자에 대한 분석이다. 휴대전화 개통이 불법이 있었는지 검토를 하기위해 최근 3개월간 계약관련 데이터를 내려 받았다. 이중 개통지점의 담당자의 계좌번호와 자동이체 정보가 돌일한건이 있는지 확인하였다. 확인결과 본인의 계약이었고 일부는 가족의 휴대폰 계약 이었다. 그러나, 가족도 아니고 본인도 아닌건이 있었다. 실제 추가 확인을 위해 자동이체 관련 아력을 관리하는 태이블 데이터를 요청하였다.
자동이체 테이블을 분석해도 여전히 알수없는 계좌번호가 존재하였다.

어떻게 추적을 해야되나…….

이러한 시나리오가 있다고 가정한다면, 각 단계별로 실제 어떤 필드를 어떻게 정의하고 분석할지에 대해 나열해야 한다.

Step 1.
개통지점의 담당자 계좌번호 필드와 계약테이터의 자동이체 필드 비교.
Select A.* from  계약데이터 where 자동이체계좌번호 in (select 계좌번호 from 담당자데이터 group by 계좌번호)

Step 2.
적절하게 추출된데이터를 별도 Temp 테이블에 저장을하고, Temp 테이블의 데이터와 가족데이터와 비교를 수행한다. 역시 불일치건은 별도 Temp 테이블을 생성한다..더이상 추적 불가시 마지막 생성된 데이터 값을 샘플링으로 선정하여 현업부서와 향후 진행상황에 대해 논의한다.

위와같이 실제 단계별 수행업무를 정의해야한다. 구체적이지 않은 시나리오는 분석중에 중단을 경험하게 될것이다.

위에 제시한것보다 더 디테일하게 나열할수 있다면 더 할나위 없이 좋은 시나리오 분석기법이 될것이다.